Ai o firmă pe SRL și la un moment dat îți dai seama că banii „stau” acolo, în cont, dar tu personal nu prea ai ce face cu ei. E o situație foarte comună, mai ales pentru antreprenorii la început de drum care nu s-au gândit de la bun început cum vor scoate efectiv bani din propria companie. Vestea bună e că există mai multe variante legale, fiecare cu logica ei fiscală. Vestea mai puțin bună: dacă le amesteci fără o strategie, poți plăti mult mai mult la stat decât ar fi necesar.

Salariul – simplu, previzibil, dar cu costuri mari

Cea mai directă variantă e să te angajezi în propria firmă și să-ți plătești un salariu lunar. Sună simplu, și chiar este – pe hârtie. Dar costurile totale ale unui salariu sunt considerabile. La salariul brut se adaugă contribuțiile angajatorului (în principal contribuția asiguratorie pentru muncă, de 2,25%), iar angajatul (adică tu) plătești CAS 25% și CASS 10% din brut, plus impozit pe venit de 10%.

Ca să ajungi cu 5.000 de lei în buzunar, firma trebuie să scoată din cont undeva în jur de 7.500-8.000 de lei, în funcție de situație. Costul e mare, dar salariul are avantaje clare: contribuie la stagiul de cotizare pentru pensie, îți dă acces la concediu medical plătit și, dacă ai nevoie de un credit bancar, e mult mai ușor să-l obții cu un fluturaș de salariu decât cu dividende.

Un detaliu pe care mulți îl ignoră: dacă ești asociat unic și administrator, poți opta pentru un salariu minim pe economie (sau chiar zero salariu, cu un contract de administrare separat). Asta reduce costurile fixe lunare, dar și contribuțiile sociale acumulate.

Dividendele – mai eficiente fiscal, dar nu oricând disponibile

Dividendele sunt, în general, varianta preferată de antreprenorii care vor să scoată bani cu costuri fiscale mai mici. Impozitul pe dividende e de 8% (din 2023, față de 5% cât era anterior), la care se adaugă CASS 10% – dar doar dacă totalul dividendelor depășește 6 salarii minime brute pe an. Practic, dacă distribui sume mari, impozitul efectiv ajunge undeva în jur de 18%, față de aproape 40% în cazul salariului.

Problema e că dividendele nu pot fi distribuite oricând. Ele se acordă din profitul net al firmei, după ce situațiile financiare au fost aprobate. De regulă, distribuirea se face o dată pe an, după închiderea exercițiului financiar, deși legea permite și distribuiri interimare trimestriale, dacă sunt respectate condițiile din Legea societăților comerciale.

Un alt aspect de reținut: dacă firma ta e pe microîntreprindere (impozit 1% sau 3% pe venit), baza de calcul pentru dividende e profitul contabil, nu cel fiscal. Iar dacă firma are pierderi, nu poți distribui dividende – simplu și fără excepții.

Decontarea cheltuielilor – legală, dar cu limite clare

A treia variantă, adesea folosită complementar cu celelalte două, e decontarea cheltuielilor personale prin firmă. Ideea e că anumite costuri pe care le ai oricum – telefon, mașină, combustibil, laptop, abonamente – pot fi suportate de firmă dacă există o justificare profesională reală.

Ce se poate deconta, în linii generale:

  • abonamentul de telefon (integral sau parțial, în funcție de utilizarea profesională)
  • mașina firmei – combustibil, asigurare, revizie, dacă vehiculul e înregistrat pe firmă
  • echipamente IT – laptop, tabletă, monitor
  • cheltuieli de deplasare și cazare în interes de serviciu
  • diurna internă sau externă, în limita plafoanelor legale
  • abonamente la servicii profesionale (software, platforme de lucru)

Regula de bază e că orice cheltuială decontată trebuie să aibă o legătură reală și documentată cu activitatea firmei. ANAF verifică exact asta în controale. Dacă decontezi un televizor de 65 de inchi „pentru sala de ședințe” dintr-un apartament de două camere, riscul e evident.

Un caz aparte e mașina. Dacă vehiculul nu e folosit exclusiv în scop profesional, firma poate deduce doar 50% din cheltuielile aferente – combustibil, întreținere, asigurare. Asta e valabil pentru microîntreprinderi, dar și pentru firmele pe impozit pe profit, dacă nu pot dovedi utilizarea exclusivă.

Ce strategie funcționează cel mai bine în practică

Răspunsul sincer e că depinde de situația fiecăruia. Dar există câteva combinații care funcționează bine pentru majoritatea antreprenorilor pe SRL:

Salariu minim + dividende anuale e probabil cea mai răspândită strategie. Îți asiguri un salariu mic (uneori chiar salariul minim brut pe economie), care acoperă contribuțiile sociale de bază și îți permite accesul la servicii medicale și stagiu de pensie. Profitul rămas la finalul anului îl distribui ca dividende, cu impozitul de 8% (plus CASS, dacă e cazul).

Dacă firma are cheltuieli operaționale mari oricum – mașini, echipamente, deplasări – decontarea corectă a acestora reduce profitul impozabil și, implicit, impozitul plătit. Combinată cu dividende, această abordare poate fi destul de eficientă.

Există și varianta contractului de administrare (sau de mandat), prin care administratorul primește o indemnizație lunară. Aceasta e impozitată ca venit din alte surse – 10% impozit, fără CAS, dar cu CASS dacă depășește plafonul. Pentru unii, e mai avantajoasă decât salariul clasic, mai ales dacă nu au nevoie de contribuții la pensie.

Greșeli frecvente pe care le fac antreprenorii

Prima și cea mai comună: să scoată bani din firmă fără nicio formă legală, direct din contul firmei pentru cheltuieli personale. Asta poate fi interpretată ca împrumut de la firmă (care trebuie returnat și poate genera dobânzi imputate) sau, mai rău, ca distribuire ascunsă de dividende, cu consecințe fiscale serioase.

A doua greșeală: să deconteze cheltuieli personale fără documente justificative sau fără o legătură clară cu activitatea firmei. Bonurile de la restaurant „cu parteneri de afaceri” sunt clasice, dar ANAF le analizează cu atenție – mai ales dacă apar des și în weekend.

A treia: să ignore CASS-ul datorat pentru dividende. Mulți antreprenori calculează doar impozitul de 8% și se trezesc cu o obligație suplimentară la declarația unică anuală.

Întrebări frecvente

Pot scoate bani din firmă și dacă SRL-ul are pierderi?

Dividende nu poți distribui dacă firma are pierderi contabile neacoperite. Dar poți în continuare să-ți plătești salariul (dacă ai contract de muncă) sau indemnizația de administrator. Decontarea cheltuielilor profesionale reale rămâne și ea valabilă, indiferent de situația financiară a firmei.

Cât de des pot distribui dividende?

O dată pe an, după aprobarea situațiilor financiare anuale – aceasta e regula generală. Există și posibilitatea dividendelor interimare trimestriale, dar presupune întocmirea unor situații financiare intermediare și respectarea unor condiții stricte din Legea nr. 31/1990. Nu e o procedură complicată, dar necesită implicarea contabilului.

Contractul de administrare e mai avantajos decât salariul?

Depinde de ce îți dorești. Contractul de administrare nu generează contribuții la pensie (CAS), deci nu acumulezi stagiu de cotizare. Dacă pensionarea nu e o prioritate acum și vrei costuri mai mici, poate fi o variantă. Dacă vrei credit bancar sau contezi pe o pensie publică decentă, salariul rămâne mai potrivit.

Notă: Informațiile din acest articol au caracter general informativ și nu reprezintă consultanță fiscală sau juridică personalizată. Legislația fiscală din România se poate modifica, iar situația fiecărei firme e diferită. Înainte să iei decizii privind modul de remunerare sau distribuirea profitului, discută cu un contabil autorizat sau un consultant fiscal.

Chestia e că nu există o formulă universală. Există doar variante mai bune sau mai puțin bune în funcție de cât câștigă firma, de câți bani ai nevoie lunar și de ce obiective ai pe termen lung. Un contabil bun nu e un cost – e exact omul care te ajută să nu plătești mai mult decât trebuie.