O firmă mică are, de regulă, un om care se ocupă de tot: oferte, livrări, relații cu clienții și, undeva la final de lună, contabilitatea. Sau, mai rău, o face chiar patronul, seara, după ce toată lumea a plecat. Exact în acest context apar greșelile fiscale – nu din rea-intenție, ci din grabă, neatenție sau lipsă de informare. Și unele dintre ele costă mai mult decât s-ar crede.

De ce firmele mici sunt mai expuse la greșeli fiscale

Nu e o chestiune de neglijență. E mai degrabă o problemă de resurse. O corporație are departament financiar, juriști, consultanți fiscali interni. O firmă cu 5-10 angajați are, în cel mai bun caz, un contabil extern cu zeci de alți clienți. Responsabilitatea pentru acuratețea datelor transmise rămâne, în mare parte, la antreprenor.

Și legislația fiscală din România nu stă pe loc. TVA, impozit pe profit, microîntreprindere, contribuții sociale – regulile s-au schimbat de mai multe ori în ultimii ani. Cine nu urmărește modificările riscă să aplice în 2025 reguli care nu mai sunt valabile.

Greșeala numărul unu: confuzia între cheltuieli deductibile și nedeductibile

Asta apare aproape la orice control fiscal. Patronul cumpără un telefon, o mașină, mobilă pentru birou – și trece totul pe firmă fără să verifice dacă și în ce proporție sunt deductibile. Realitatea e mai nuanțată.

Un autoturism folosit exclusiv în scop de afaceri poate fi dedus integral. Dacă e folosit și personal, deducerea e limitată la 50% din cheltuieli și TVA, în general. Același principiu se aplică la combustibil, asigurări, reparații. Dacă firma nu are documente care să justifice utilizarea în scop de afaceri (foi de parcurs, de exemplu), controlul poate respinge deducerea în totalitate.

Mesele la restaurant cu parteneri de afaceri, abonamentele la sală, vacanțele „de team building” prost documentate – toate intră în aceeași categorie gri. Nu că nu ar putea fi deductibile, dar fără documente justificative solide, riscul e real.

Declarații depuse cu întârziere sau incomplete

Termenele fiscale nu iartă. O declarație depusă cu o zi întârziere atrage penalități, chiar dacă suma de plată e zero. Și totuși, mulți antreprenori tratează termenele cu o relaxare care îi costă ulterior.

Declarația 112 (contribuții și impozit pe salarii), declarația 300 (decontul de TVA), declarația 101 (impozit pe profit) – fiecare are termenul ei, iar ANAF nu trimite reminder-e. Sistemul e construit pe principiul că tu știi ce ai de făcut și când.

O altă problemă frecventă e completarea greșită a declarațiilor. Date incorecte privind baza de calcul, coduri de impozit greșite, erori la CUI sau IBAN – toate pot genera notificări, somații sau chiar blocarea conturilor bancare, cel puțin temporar.

Regimul de TVA ales greșit sau gestionat prost

Firmele mici pot opta pentru plătitor de TVA sau pot rămâne neplătitoare până la plafonul de 300.000 lei (plafonul a fost majorat în ultimii ani, deci merită verificat nivelul exact în vigoare la momentul la care citești acest articol). Alegerea contează enorm în funcție de tipul de clienți.

Dacă lucrezi mai ales cu firme plătitoare de TVA, înregistrarea voluntară ca plătitor de TVA poate fi avantajoasă – poți deduce TVA-ul din achiziții. Dacă lucrezi cu persoane fizice, devine un dezavantaj competitiv: prețul tău crește cu 19% față de un competitor neplătitor.

Și mai periculoasă e depășirea plafonului fără înregistrare imediată. Dacă cifra de afaceri trece de prag și firma nu se înregistrează în termen, ANAF poate obliga la plata TVA-ului aferent tuturor facturilor emise după depășirea plafonului, din banii firmei, chiar dacă nu a fost colectat de la clienți.

Facturarea incorectă sau lipsa documentelor primare

O factură emisă greșit – fără toate elementele obligatorii, cu date incorecte ale clientului, cu cota de TVA greșită – poate fi refuzată la deducere de către client și poate atrage probleme la control. Și totuși, greșelile de facturare sunt printre cele mai comune.

La fel de problematică e lipsa documentelor care stau la baza înregistrărilor contabile. Contracte, comenzi, avize de expediție, procese-verbale de recepție – toate trebuie să existe și să fie arhivate corespunzător. Fără ele, o cheltuială înregistrată poate fi considerată fictivă în cadrul unui control.

Un caz clasic: firma primește o factură de la un furnizor, o înregistrează în contabilitate, dar nu are contractul semnat sau dovada că serviciul a fost prestat efectiv. La control, inspectorul poate contesta cheltuiala și poate impune plata impozitului aferent.

Ignorarea obligațiilor legate de salariați

Angajarea la negru sau „optimizările” prin contracte de drepturi de autor, PFA-uri afiliate sau alte structuri folosite pentru a reduce contribuțiile sociale sunt în continuare frecvente, dar și din ce în ce mai urmărite. ANAF și ITM colaborează, iar tiparul „toți angajații sunt PFA-uri” a ajuns pe radarul autorităților.

Dar și firmele care respectă legislația muncii pot face greșeli: calcul incorect al concediului medical, nedepunerea în termen a declarațiilor pentru angajați nou-angajați sau plecați, erori la calculul sporurilor sau al orelor suplimentare. Fiecare dintre ele poate genera obligații suplimentare la un control de muncă.

Lipsa unei evidențe clare a asociaților și a relațiilor cu firma

Împrumuturile între asociat și firmă, dividendele nedeclarate sau distribuite informal, cheltuielile personale trecute pe firmă fără bază legală – toate acestea sunt surse clasice de probleme fiscale pentru firmele mici.

Mulți antreprenori tratează firma ca pe un cont bancar personal. Iau bani când au nevoie, pun bani când firma are nevoie. Fără documente, fără înregistrări corecte. La un control, această practică poate fi interpretată ca distribuire ascunsă de dividende sau delapidare, cu consecințe fiscale și chiar penale.

Dividendele, de exemplu, au un regim fiscal specific. Dacă banii ies din firmă fără forma legală corectă, impozitul pe dividende poate fi calculat și imputat ulterior, cu penalități de întârziere.

Ce poți face concret să eviți aceste probleme

  • Lucrează cu un contabil serios, nu alege doar după preț – verifică dacă e actualizat cu modificările legislative recente
  • Arhivează toate documentele justificative, inclusiv corespondența electronică relevantă pentru tranzacții
  • Setează-ți singur alerte pentru termenele fiscale importante ale firmei tale
  • Când faci o achiziție mai mare pe firmă, întreabă contabilul înainte, nu după
  • Fii atent la modificările de plafoane și cote fiscale – cel puțin o dată pe an, fă o trecere în revistă cu contabilul tău

Întrebări frecvente

Ce se întâmplă dacă depășesc plafonul de TVA și nu mă înregistrez la timp?

ANAF poate obliga firma să plătească TVA pentru toate facturile emise după depășirea plafonului, chiar dacă nu ai colectat TVA de la clienți. Pe lângă suma datorată, se adaugă dobânzi și penalități de întârziere. Înregistrarea tardivă nu anulează obligația fiscală retroactivă.

Pot deduce integral o mașină cumpărată pe firmă?

Depinde de utilizare. Dacă mașina e folosită exclusiv în activitatea firmei și poți dovedi asta cu documente, deducerea poate fi integrală. Pentru utilizare mixtă (și personală), regula generală e deducerea de 50% din cheltuieli și TVA. Consultă contabilul pentru situația ta concretă.

Cât timp trebuie să păstrez documentele contabile?

Documentele financiar-contabile trebuie păstrate, de regulă, minimum 5 ani de la data încheierii exercițiului financiar în care au fost întocmite. Statele de salarii se păstrează 50 de ani. Regulile exacte sunt stabilite prin Legea contabilității și normele de aplicare.

Notă: Informațiile din acest articol au caracter general și informativ. Legislația fiscală din România se modifică frecvent, iar situația fiecărei firme este diferită. Înainte de orice decizie cu impact fiscal sau contabil, consultați un contabil autorizat sau un consultant fiscal.

Cele mai scumpe greșeli fiscale nu sunt cele intenționate – sunt cele făcute în grabă, din lipsă de informare sau pentru că „până acum a mers”. Un control ANAF poate scoate la suprafață probleme acumulate pe mai mulți ani, cu dobânzi cu tot. Merită să investești câteva ore pe an în a înțelege cum stă firma ta din punct de vedere fiscal.