Ai întrebat vreodată contabilul cât câștigi pe bune la un produs și ai primit un răspuns cu termeni ca prețul de achiziție și costul de achiziție? Diferența dintre ele pare de manual, dar în practică schimbă marja, adaosul și deciziile de preț. Explicăm pe înțelesul firmelor mici cum se calculează și unde contează.

De ce contează diferența pentru firmele mici

La multe firme, discuția despre prețuri se oprește la cât s-a plătit furnizorului și cât se pune adaos. Apoi, la sfârșit de lună, profitul de pe hârtie nu seamănă cu banii din cont. Unul dintre motive este amestecarea termenilor din contabilitate cu limbajul de zi cu zi.

Contabilul vorbește despre costuri, gestiunea vede facturi, iar antreprenorul se uită la ce iese pe bon sau factură către client. Când nu e clar ce înseamnă fiecare, se ajunge la situații în care pare că ai adaos de 30%, dar, de fapt, rămâi cu 5% sau chiar mai puțin.

Cei cu care vorbim des ne spun același lucru: momentul în care au înțeles cum se calculează corect costul unui produs a fost și momentul în care au început să scoată bani reali din ce vând, nu doar cifre frumoase în balanță.

Cum arată în practică prețul de achiziție

În limbajul firmelor, prețul de achiziție este de obicei suma de pe factura furnizorului, legată direct de produsul cumpărat. Pentru un magazin care ia marfă, este prețul unității de produs, așa cum apare în factură, după eventualele reduceri comerciale.

Dacă firma este plătitoare de TVA și își deduce TVA-ul, atunci pentru calculul intern al prețului de achiziție se folosește, de regulă, valoarea fără TVA. Dacă nu este plătitoare de TVA, TVA-ul devine o cheltuială în plus, practic, intră în prețul plătit pentru produsul respectiv.

În practică, antreprenorii includ în acest preț doar ce văd clar pe factura de marfă. Cheltuieli ca transportul plătit separat, asigurarea pe drum sau comisioanele bancare rămân pe dinafară, la alte conturi de cheltuieli, deși sunt legate direct de aducerea produsului în depozitul tău.

Aici apare prima ruptură între cum gândește antreprenorul și cum gândește contabilitatea: tu îți faci calculele de adaos doar cu prețul de pe factură, în timp ce contabilul, când calculează costul stocului, are obligația să țină cont și de aceste costuri asociate.

Ce înseamnă, de fapt, costul de achiziție

Costul de achiziție este un termen de contabilitate și are o definiție mai largă. Nu se oprește la cât scrie pe factura de la furnizor, ci adună toate cheltuielile necesare ca bunul respectiv să ajungă în locul unde îl folosești sau îl vinzi și în starea în care poate fi utilizat.

Pe lângă prețul de cumpărare (de regulă, cel din factură, fără TVA deductibil), în costul de achiziție intră, de obicei, cheltuieli directe legate de aprovizionare, cum ar fi:

  • transportul mărfurilor până la depozit sau la punctul de lucru
  • asigurarea pe durata transportului
  • taxe vamale și comisioane pentru import
  • manipulare, încărcare, descărcare, dacă sunt facturate separat
  • taxe nerecuperabile legate de bunul respectiv

TVA-ul intră în cost doar atunci când nu este deductibil pentru firmă. De exemplu, dacă nu ești înregistrat în scopuri de TVA, atunci TVA-ul de pe factură face parte din costul de achiziție al bunului.

În contabilitate, acest cost de achiziție este baza pentru evaluarea stocurilor, la imobilizări (de exemplu, un utilaj), pentru stabilirea valorii care se amortizează. De aceea, pentru un contabil contează foarte mult să știe ce cheltuieli sunt direct legate de achiziție și care sunt generale, de funcționare.

Diferența dintre cele două și cum îți afectează marja

Dacă ar fi să rezumăm: prețul de achiziție este cât plătești furnizorului pentru produs, iar costul de achiziție este cât te costă, cu totul, să aduci produsul în postura în care îl poți vinde sau folosi. În foarte multe cazuri, costul este mai mare decât prețul.

Un exemplu simplu: să zicem că ai un magazin online de produse cosmetice. Cumperi un set de creme la 100 lei bucata (fără TVA). Plătești transportul pentru colet 50 lei, pentru 10 bucăți. Mai ai o taxă de procesare la curier de 10 lei, tot pentru acel colet.

Dacă te uiți doar la prețul de achiziție, ai spune că produsul te costă 100 lei. Dacă împarți costurile de transport și comisionul la numărul de bucăți, mai adaugi 6 lei per bucată. Din punct de vedere al costului de achiziție, produsul te costă, de fapt, 106 lei.

Dacă vinzi la 130 lei, pe hârtie, cu prețul de achiziție de 100 lei, ai zice că ai adaos de 30%. Dar dacă iei în calcul costul de 106 lei, marja reală scade. Dacă mai pui și comisioanele de plată online sau ambalajele specifice, diferența se topește și mai tare.

Aici se pierd, de fapt, bani la firmele de comerț: deciziile de preț se iau doar pe baza sumei de pe factură, fără să fie adunat tot ce intră în costul de achiziție. Contabilul vede imaginea completă, dar dacă informația nu ajunge la cel care stabilește prețurile, marja reală rămâne o necunoscută.

Cum folosești corect aceste noțiuni în firmă

În relația cu furnizorii, negociezi prețul de cumpărare, reducerile comerciale și termenele de plată. Acolo are sens să vorbești de preț și de discounturi. Dar în momentul în care stabilești prețul pentru client sau decizi dacă mai ții un produs în ofertă, merită să pornești de la costul de achiziție, nu doar de la preț.

Un prim pas simplu este să aduni, lunar, cheltuielile direct legate de aprovizionare și să le repartizezi pe categorii de produse. Nu trebuie să fie perfect din prima, dar măcar vei vedea că anumite linii de produse mănâncă mai mult transport și manipulare decât altele.

Al doilea pas este să discuți cu contabilul cum înregistrează el costurile de achiziție în contabilitate și să aliniați modul în care tu calculezi marja comercială cu modul în care apar costurile în rapoarte. De regulă, se pot scoate rapoarte din softul de gestiune sau din programul de contabilitate care să apropie cele două viziuni.

La firmele care vând servicii și nu marfă, discuția se schimbă ușor, dar ideea rămâne aceeași: ai un preț de vânzare către client și un cost intern, care nu se oprește la salariul omului, ci include și alte cheltuieli legate de livrarea serviciului. Multe principii de mai sus se aplică la fel de bine și aici.

Ce am observat la firmele care își știu bine cifrele este că nu se mai lasă păcălite de produse „vedetă” cu vânzări mari, dar marjă reală mică. Când îți vezi clar costul de achiziție, ai curaj să renunți la produsele care îți ocupă depozitul degeaba și să împingi în față ce chiar aduce bani.

Întrebări frecvente

Cum calculez costul de achiziție pentru marfă importată?

Se pornește de la prețul din factura furnizorului, la care se adaugă, de regulă, taxele vamale, comisioanele de vămuire, transportul extern și intern până la depozit și alte cheltuieli directe legate de aducerea mărfii. Verifică împreună cu contabilul tratamentul TVA-ului.

Prețul de achiziție include TVA?

Dacă firma este plătitoare de TVA și TVA-ul este deductibil, în calculele interne se folosește, de obicei, prețul fără TVA. Dacă nu ești plătitor de TVA sau TVA-ul nu este deductibil pentru acel bun, TVA-ul devine parte din prețul plătit și intră în cost.

Cine decide ce cheltuieli intră în costul de achiziție?

Regulile generale sunt stabilite prin reglementările contabile, dar aplicarea concretă pe situația firmei o face contabilul. De aceea, e util să discuți cu el ce cheltuieli sunt tratate ca direct legate de achiziție și cum apar în rapoarte.

Când începi să te uiți la produse prin prisma costului complet, nu doar a sumei de pe factură, multe decizii devin mult mai clare: ce păstrezi, la ce renunți, unde mai poți negocia și ce preț de vânzare are sens. Iar asta se simte, în timp, direct în contul firmei.

Acest articol are rol informativ și explică noțiuni generale de contabilitate și gestiune. Pentru calculul concret al costurilor în firma ta și pentru încadrarea corectă a cheltuielilor, discută cu un contabil sau cu un consultant fiscal.