Fie că deschizi un SRL sau un PFA, aproape toată lumea subbugetează primul an de activitate. Pe hârtie ai chiria, salariul și poate contabilul. În practică, mai apar costuri mici, recurente, pe care nu ți le-a spus nimeni la început. Le trecem în revistă, cu exemple concrete, ca să nu le descoperi abia când nu-ți mai ies banii.

De unde pornești, realist, când îți faci bugetul primului an

Planul clasic arată cam așa: îți notezi chiria, utilitățile, salariul (sau cât scoți tu din firmă) și ceva bani pentru taxe. Poate adaugi o sumă rotundă pentru contabil și „diverse”. Pare suficient, până când începi efectiv activitatea.

La firmele mici cu care stăm de vorbă, problema nu este că nu se plătesc taxele mari, ci că sunt ignorate costurile de zi cu zi care mănâncă marja de profit. Vorbim de abonamente, comisioane, drumuri, taxe administrative și perioade în care veniturile întârzie, dar cheltuielile curg lună de lună.

În 2026, registrul comerțului percepe din nou taxe de înregistrare și publicare pentru SRL, pe baza unui mecanism aprobat prin bugetul instituției și reglementat de Ministerul Justiției. Taxele concrete se stabilesc administrativ și se actualizează periodic, astfel că ONRC recomandă verificarea valorilor direct pe portalul oficial înainte de depunerea dosarului, mai ales că sunt diferențe între depunerea online și la ghișeu. Mulți antreprenori trec în buget doar un „aproximativ”, fără să își rezerve un mic tampon pentru modificări.

Pentru PFA, situația e invers: potrivit ghidurilor actuale, înregistrarea la registrul comerțului este, în general, fără taxe, pe baza legii speciale privind simplificarea procedurilor, dar costurile apar în altă parte: contabilitate (chiar și minimă), contribuții și diverse servicii conexe.

Taxe, contribuții și praguri care îți pot da peste cap calculele

La partea de taxe, antreprenorii își notează de regulă impozitul (micro sau profit, ori impozitul pe venit la PFA) și atât. Ce scapă din vedere sunt pragurile și momentele în care treci de la o categorie la alta sau îți cresc contribuțiile.

De exemplu, regimul de microîntreprindere pentru SRL presupune anumite condiții de venit și cel puțin un salariat într-un termen de 90 de zile de la înregistrare, conform unui material de informare al ANAF din aprilie 2026. Dacă nu reușești să angajezi la timp, firma va trece la impozit pe profit mai devreme decât ai planificat, iar factura fiscală devine alta. Puțini își pun în buget scenariul acesta „de rezervă”.

La contribuțiile sociale, merită urmărit salariul minim brut, pentru că el este baza pentru multe calcule. Date oficiale arată că autoritățile folosesc salariul minim ca referință pentru contribuțiile minime, inclusiv pentru PFA-uri și pentru contractele de asigurare socială. Când salariul minim crește, cresc în lanț și contribuțiile datorate, iar asta se vede direct în costul pe angajat și în contribuțiile PFA-ului care depășește plafonul.

La PFA, confuzia frecventă este între impozitul de 10% pe venit și contribuțiile la pensie și sănătate. Mulți își bugetează doar impozitul și descoperă abia la depunerea declarației unice că datorează și CAS, și CASS, pentru că au depășit plafonul stabilit de Codul fiscal. Ghidurile fiscale publice pentru 2026 atrag atenția că aceste contribuții se datorează în funcție de nivelul veniturilor nete, raportate la salariul minim în vigoare, nu doar de faptul că „ai un PFA”.

Mai este un detaliu pe care prima dată îl auzi de la contabil, nu din lege: termenele de plată. Unele contribuții se pot achita trimestrial sau anual, dar asta nu înseamnă că ele nu trebuie rezervate lunar în bugetul tău intern. Când nu pui lunar deoparte partea statului, trimestrul se încheie cu surprize neplăcute de cash-flow.

Costuri operaționale „mărunte” care se adună

Când deschizi firma, mintea se duce la costurile vizibile: chirie, echipamente, poate o mașină. În practică, bugetul primului an este erodat de costuri mici, recurente, care nu sar în ochi la început.

Un exemplu clasic este contabilitatea. Un SRL trebuie să țină contabilitate în partidă dublă, prin contabil autorizat sau firmă de contabilitate, conform ghidurilor de înființare pentru 2026. Tarifele sunt stabilite de piață, nu de stat, și depind de volum, documente, număr de salariați, regim de TVA. Greșeala frecventă este să bugetezi „un abonament mic”, fără să îți dai seama că, dacă ai un magazin online cu multe facturi, costul crește automat.

La fel se întâmplă cu softurile și abonamentele: facturare, gestiune, CRM, stocare în cloud, semnătură electronică, licențe pentru sistem de operare și suita de birou. Fiecare pare o cheltuială mică, dar puse la un loc pot deveni echivalentul unui salariu parțial într-un an.

Comisioanele bancare și cele ale procesatorilor de plăți sunt o altă zonă ignorată în buget. Dacă încasezi majoritatea veniturilor cu cardul sau transfer online, fiecare tranzacție are un cost. Un antreprenor cu care am discutat recent și-a dat seama abia după câteva luni că plătește lunar comisioane bancare cât un abonament suplimentar de software, doar pentru că nu își negociase bine pachetul.

Nu uita nici de costurile de deplasare și logistică: carburant, parcări, curierat, consumabile, reparații minore. În primele luni, când încă „împingi” tu firma, sunt drumuri multe la instituții, bănci, notari, furnizori. Dacă nu le pui din start în buget, vei simți că banii dispar fără explicație.

Marketing, oameni și timp: costuri invizibile în primul buget

Un alt capitol subbugetat este marketingul. Mulți antreprenori pornesc cu ideea că vor trăi din recomandări sau din postări „organice” pe social media. După câteva luni în care telefonul sună rar, apare nevoia de reclame plătite, campanii, conținut realizat profesionist. Acestea au un cost recurent, nu sunt o cheltuială unică.

În plus, costul real cu oamenii este mereu mai mare decât salariul brut. Pe lângă contribuțiile aferente, trebuie să pui în buget zile de concediu, perioade de formare, echipamente, bonusuri sau prime ocazionale. Când salariul minim se majorează, crește și baza de calcul pentru unele contribuții, lucru subliniat și în analizele despre piața muncii publicate la început de 2026.

Un cost complet ignorat în bugetele „de sertar” este timpul tău. Chiar dacă la început nu îți treci un salariu clar, orele petrecute cu hârtii, drumuri și rezolvarea blocajelor administrative sunt ore în care nu vinzi. Aici se pierd, de fapt, mulți bani în primul an: faci personal tot ce se poate, pentru a economisi câteva sute de lei, dar pierzi ocazia să aduci câteva mii.

Se vede foarte bine la firmele mici de servicii: proprietarul face și ofertare, și execuție, și contabilitate primară, și suport clienți. Bugetul de timp nu există, doar cel de bani. După șase luni, oboseala și lipsa de focus se traduc direct în venituri ratate.

Ce poți face, concret, ca să nu subbugetezi primul an

Un buget realist al primului an de activitate nu înseamnă să ghicești fiecare leu, ci să ai câteva categorii clare de verificat și niște marje de siguranță. Din discuțiile cu antreprenori și contabili, funcționează bine abordarea în pași simpli.

În loc să faci o listă de 50 de poziții, mai sănătos este să pornești de la 7-8 capitole mari și să le rafinezi: taxe și contribuții, chirie și utilități, salarii și colaboratori, contabilitate, tehnologie (soft, echipamente), marketing și vânzări, deplasări și logistică, rezerve pentru neprevăzut.

La taxe, treci nu doar impozitele, ci și contribuțiile sociale, verificând cu un contabil cum se raportează la salariul minim și la plafonul aplicabil formei tale de organizare. La chirie și utilități, nu uita întreținere, internet, telefon, eventuale reparații. La tehnologie, include orice abonament recurent, chiar dacă în primele luni ai versiune de test.

Pentru contabilitate, cere din timp oferte reale, cu volum de documente estimat, nu doar un preț „de la”. Ține minte că, după începerea activității, volumul de documente crește rapid. La marketing, pornește cu o sumă minimă lunară, chiar dacă mică, pentru test de reclame sau colaborări, în loc să iei decizia în panică la trei luni după lansare.

Poate cel mai util exercițiu este să îți faci un scenariu pesimist: ce se întâmplă dacă în primele trei luni veniturile sunt la jumătate față de ce ai desenat în Excel. Ai de unde acoperi taxele și costurile fixe? Ai negocieri făcute pentru a amâna sau eșalona anumite plăți? Ai un plan B care nu înseamnă doar „bag bani personali”?

Întrebări frecvente

Ce rezervă de bani ar trebui să aibă o firmă nouă pentru primul an?

Depinde de domeniu și de forma juridică, dar multe firme mici își propun să aibă cel puțin costurile fixe pe 3-6 luni acoperite din start. Aici intră chiria, utilitățile, salariile de bază și serviciile obligatorii.

Costurile cu contabilitatea pot fi evitate în primul an?

La PFA simplu, fără salariați, uneori poți gestiona singur cu un minim de sprijin punctual. La SRL, legea cere contabilitate în partidă dublă ținută de un profesionist. În practică, chiar și PFA-urile cer ajutor când apar praguri și contribuții suplimentare.

Când e momentul să refac bugetul primului an?

Ideal este să îl revizuiești după primele 3 luni de activitate, apoi măcar la 6 luni. Atunci vezi clar care costuri au fost subestimate și poți ajusta prețuri, cheltuieli sau planuri de angajare înainte să apară probleme de lichiditate.

Un buget de început nu este o promisiune, ci un instrument de control. Cu cât îl construiești mai aproape de realitatea costurilor, cu atât ai șanse mai mari să discuți cu banca, cu furnizorii sau cu tine peste un an despre cum crești, nu despre cum închizi.

Acest articol are rol informativ și editorial. Nu înlocuiește consultanța fiscală, contabilă sau juridică. Pentru bugetul concret al firmei tale, discută cu un contabil, un consultant fiscal sau un avocat și verifică datele actuale la instituțiile responsabile.