Dacă ai firmă, declarația privind beneficiarul real nu e doar încă un formular: fără ea, ajungi rapid la amenzi și chiar la dizolvarea în instanță. În 2026, regulile s-au mai așezat, dar termenele rămân scurte. Explicăm când trebuie depusă, cine o depune și în ce situații riști sancțiuni.

Cine are, de fapt, obligația de a declara beneficiarul real

Discuția despre termen pleacă de la o clarificare simplă: nu toate entitățile juridice au aceeași obligație. Legea pentru prevenirea spălării banilor spune clar cine intră în joc și cine este scutit, potrivit datelor oficiale.

Obligația de a declara beneficiarul real revine, în general, societăților înregistrate la Registrul Comerțului: SRL, SA, SNC, SCS, SCA și alte forme societare reglementate, cu excepțiile prevăzute de lege. Beneficiarul real este persoana fizică ce controlează în ultimă instanță firma, de obicei prin deținerea unei participații relevante sau prin control efectiv.

Sunt exceptate, de regulă, companiile ale căror acțiuni sunt tranzacționate pe o piață reglementată și care sunt deja supuse unor cerințe stricte de transparență, conform Legii 129/2019 și modificărilor ulterioare, potrivit informațiilor legislative publice.

În paralel, asociațiile și fundațiile au propriul regim de declarare a beneficiarului real, gestionat de Ministerul Justiției, în baza OG 26/2000 și a aceleiași legi privind prevenirea spălării banilor. În acest articol ne concentrăm pe firmele înregistrate la Registrul Comerțului, acolo unde apar cele mai multe nelămuriri în practică.

Când depui declarația la înființarea firmei

Primul moment în care te lovești de declarație este la înmatriculare. Registrul Comerțului ține Registrul beneficiarilor reali și cere datele chiar din faza depunerii cererii pentru noul SRL sau altă formă societară, potrivit informațiilor oficiale privind procedurile.

În practică, ai două variante principale, în funcție de cum îți scrii actul constitutiv. Fie incluzi în act toate datele cerute despre beneficiarul real și modul în care exercită controlul, caz în care obligația este considerată îndeplinită la înmatriculare. Fie depui separat o declarație pe proprie răspundere, semnată de reprezentantul legal, în care identifici beneficiarul sau beneficiarii reali, conform modelului publicat de ONRC.

La multe firme mici, discuția cu avocatul sau cu consultantul care pregătește actele se rezumă la „trebuie să facem și hârtia cu beneficiarul real”. Ce nu se spune întotdeauna clar este că, odată depusă corect la început, pentru un SRL obișnuit fără structuri complicate, nu vei mai avea o obligație anuală, ci doar la modificări. Aici se face cel mai des confuzie.

Când depui declarația privind beneficiarul real pe parcursul vieții firmei

După înființare, intervine întrebarea practică: când revii la Registrul Comerțului cu o nouă declarație? Legea 129/2019, așa cum este aplicată în 2026, leagă obligația de două tipuri de momente-cheie, conform ghidurilor ONRC și clarificărilor emise de autorități.

Primul moment este modificarea structurii de proprietate sau a datelor beneficiarului real. Dacă intră sau iese un asociat, dacă se schimbă procentul deținut sau se schimbă datele de identificare ale persoanei fizice care este beneficiar real, trebuie depusă o nouă declarație. Ghidurile ONRC precizează că, în astfel de cazuri, termenul este de 15 zile de la data modificării.

Al doilea moment este obligația anuală, dar aceasta nu mai privește toate firmele, așa cum a fost o perioadă. În 2026, declarația anuală este cerută suplimentar doar pentru persoanele juridice care au în acționariat entități înregistrate sau cu sediul fiscal în jurisdicții necooperante fiscal sau cu risc ridicat de spălare a banilor, potrivit explicațiilor publicate de Oficiul Național pentru Prevenirea și Combaterea Spălării Banilor.

În acest caz, termenul pentru declarația anuală este, din nou, foarte scurt: 15 zile de la aprobarea situațiilor financiare anuale, conform aceleiași baze legale. Dacă ai un SRL clasic, cu asociați persoane fizice rezidente și fără legături cu jurisdicții de risc, în 2026 nu mai depui automat declarație în fiecare an, ci doar la modificări.

Cum arată în practică termenele pentru beneficiarul real

Când te uiți la articole și legi, totul pare complicat. În practică, pentru majoritatea firmelor mici și medii, lucrurile se reduc la câteva momente concrete din viața firmei, așa cum le vedem recurent în discuțiile cu antreprenori și contabili.

Primul exemplu clasic este SRL-ul de servicii cu doi asociați, înființat în 2024, cu declarația privind beneficiarul real deja depusă la înmatriculare. Dacă în 2026 unul dintre asociați decide să iasă din firmă și își cesionează părțile sociale, modificarea se înregistrează la Registrul Comerțului, iar în 15 zile de la data actului modificator trebuie depusă și noua declarație de beneficiar real, care reflectă structura actualizată.

Altă situație des întâlnită: o firmă românească aduce ca asociat o companie dintr-o jurisdicție aflată pe lista de risc. Din acel moment, intră în categoria firmelor obligate să depună declarație anuală privind beneficiarul real, pe lângă obligația de la modificare. Asta înseamnă un calendar suplimentar la fiecare aprobare de bilanț, cu termenul de 15 zile pentru declarația anuală, potrivit datelor comunicate de ONPCSB și ONRC.

Nu în ultimul rând, mai există și situația „istorică”: societățile înregistrate înainte de intrarea în vigoare a Legii 129/2019, care au avut termene speciale, prelungite în contextul pandemiei pentru depunerea inițială. Aceste perioade speciale au trecut, iar în 2026 discutăm, în principal, de termenele standard de 15 zile, conform formelor actualizate ale legii și ghidurilor instituțiilor.

Ce riști dacă uiți de termenele pentru declarația privind beneficiarul real

Întrebarea pe care o primim cel mai des de la antreprenori este: ce se întâmplă dacă nu depun la timp sau uit complet declarația? Legea 129/2019 prevede sancțiuni graduale, de la amenzi până la dizolvarea judiciară, potrivit actelor normative publice.

În prima etapă, neîndeplinirea obligației de declarare a beneficiarului real poate atrage amenzi contravenționale aplicate societății și reprezentanților legali. Nivelul concret al amenzilor este stabilit în lege și poate fi actualizat, așa că merită verificat la zi în legislație sau cu un consultant.

Dacă situația persistă, după ce ai fost notificat, nu depui declarația, Registrul Comerțului poate sesiza instanța pentru dizolvarea societății. Este un pas la care se ajunge în cazuri de neconformare prelungită, dar el există și nu e doar o amenințare teoretică. Legea permite ONRC să inițieze astfel de proceduri atunci când lipsesc în mod constant informațiile despre beneficiarii reali, potrivit documentelor oficiale.

În plus, lipsa sau neactualizarea datelor în Registrul beneficiarilor reali poate ridica probleme și în relația cu băncile sau cu finanțatorii. Instituțiile de credit și alte entități raportoare au propriile obligații de cunoaștere a clientelei și folosesc informațiile din registru; dacă datele nu corespund, poți ajunge la conturi blocate temporar sau solicitări suplimentare de documente.

Cum te organizezi ca să nu ratezi termenele

Dincolo de litera legii, problema e organizatorică. La multe firme mici, declarația privind beneficiarul real e privită ca un „apendice” la formalitățile de înființare și apoi uitată. Până în momentul în care apare o modificare în acționariat sau o discuție cu banca și toată lumea întreabă cine s-a ocupat de ea.

Un mod simplu de a reduce riscul este să tratezi declarația ca pe un element standard în procedura internă de modificare a structurii societății. Când schimbi asociații sau procentele, pachetele de documente pregătite pentru Registrul Comerțului ar trebui să includă din start și noua declarație de beneficiar real, nu să depinzi de un „neapărat să nu uităm” pe ultima sută de metri.

În același timp, dacă firma ta are acționari din jurisdicții de risc și intră în categoria celor obligate la declarație anuală, merită să legi termenul de momentul aprobării situațiilor financiare. Mulți antreprenori își programează în calendar nu doar depunerea bilanțului, ci și formularele conexe; declarația anuală de beneficiar real ar trebui trecută în aceeași listă.

Discuția cu contabilul sau cu avocatul care se ocupă de modificări merită purtată explicit: cine pregătește efectiv declarația, cine o semnează, cine verifică dacă este depusă în cele 15 zile. O clarificare de zece minute la o ședință poate scuti, ulterior, luni de corespondență cu Registrul Comerțului sau cu banca.

Întrebări frecvente

Declarația privind beneficiarul real trebuie depusă în fiecare an pentru orice SRL?

Nu. În 2026, obligația anuală rămâne, de regulă, doar pentru societățile care au în acționariat entități din jurisdicții necooperante fiscal sau cu risc ridicat de spălare a banilor, conform clarificărilor autorităților. Un SRL clasic depune la înființare și apoi la modificări.

Care este termenul pentru declarația de beneficiar real când se schimbă asociații?

Când intervine o modificare privind datele beneficiarului real, inclusiv schimbarea asociaților sau a procentelor deținute, declarația se depune, de regulă, în termen de 15 zile de la data modificării, alături de celelalte documente pentru Registrul Comerțului.

Pot depune online declarația privind beneficiarul real sau trebuie să merg la ghișeu?

Da, de regulă poți depune și online. Legea permite transmiterea declarației în formă electronică, cu semnătură electronică, prin mijloacele puse la dispoziție de Oficiul Național al Registrului Comerțului, sau depunerea fizică, inclusiv prin poștă sau curier.

Transparența asupra beneficiarului real pare o cerință birocratică, dar pentru autorități, bănci și finanțatori e un filtru minim de încredere. Pentru un antreprenor, diferența dintre „încă un formular” și o amendă serioasă stă, în 2026, în respectarea acestor câteva termene de 15 zile și în felul în care își organizează procedurile interne.

Acest articol are rol informativ și se bazează pe date și reglementări publice valabile la data redactării. Nu înlocuiește consultanța juridică sau fiscală. Pentru situația concretă a firmei tale, verifică prevederile legale actuale și discută cu un avocat sau cu un consultant fiscal.